Le besoin
L’ASFO Guadeloupe, organisme de formation professionnelle, traitait manuellement un volume important de documents administratifs : inscriptions, convocations, attestations, emails entrants. Les équipes passaient un temps disproportionné sur des tâches sans valeur ajoutée.
En parallèle, les formateurs souhaitaient monter en compétence sur les outils IA pour les intégrer dans leurs propres formations.
La solution
Un programme double — automatisation des processus + formation-action pour les équipes :
Automatisation :
- OCR sur les documents d’inscription (extraction automatique nom, prénom, organisme, dates)
- Traitement email automatisé — tri, routage, réponses types aux demandes récurrentes
- Gestion documentaire — classement automatique des pièces administratives
Formation-action :
- Ateliers pratiques sur n8n (création de workflows d’automatisation)
- Introduction à OpenAI API (prompts, embeddings, use cases métier)
- Prise en main de Typebot et Botpress (chatbots sans code et low-code)
- Chaque participant repart avec un projet fonctionnel applicable à son poste
Résultats
- Réduction significative du temps de traitement administratif
- Équipes autonomes sur les outils d’automatisation (n8n, Typebot)
- Création de 3 workflows opérationnels pendant les ateliers
- Montée en compétence pérenne — les formateurs intègrent l’IA dans leurs propres modules
Stack
- n8n (workflows d’automatisation)
- OpenAI API (GPT-4, embeddings)
- Typebot + Botpress (chatbots)
- OCR (extraction documentaire)